Kaltakquise in 2024: Erlaubt oder verboten?

Alles, was Sie über telefonische Kaltakquise in 2024 wissen müssen. Rechtliche Aspekte und Datenschutz (DSGVO)

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Kaltakquise in 2024: Erlaubt oder verboten?

Alles, was Sie über tele­fo­ni­sche Kaltakquise in 2024 wis­sen müs­sen. Rechtliche Aspekte und Datenschutz (DSGVO)

Kaltakquise und DSGVO

Die Kaltakquise ist für viele Unternehmen ein wich­ti­ges Instrument zur Neukundengewinnung. Allerdings unter­liegt die­ser Prozess der Kontaktaufnahme ohne vor­he­rige Beziehung zum poten­zi­el­len Kunden auch bestimm­ten recht­li­chen und ethi­schen Rahmenbedingungen. In die­sem Blogbeitrag fin­den Sie einen aktu­el­len Überblick dar­über, was 2024 in Bezug auf Kaltakquise zu beach­ten ist. Dabei wird ins­be­son­dere die Rolle der Datenschutz-Grundverordnung beleuch­tet und die Unterschiede zwi­schen B2B und B2C Kaltakquise. Außerdem wird die Frage geklärt, ob und wann in Deutschland eine Einwilligung für tele­fo­ni­sche Kaltakquise ein­ge­holt wer­den muss.

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Was ist Kaltakquise?

Die Kaltakquise ist eine erfolgs­kri­ti­sche Methode der Neukundengewinnung, bei der Unternehmen pro­ak­tiv poten­zi­elle Kunden anspre­chen, die bis­her kei­ner­lei Interesse oder Kontakt zum Unternehmen bekun­det haben. Im Gegensatz zur Warmakquise, bei der bereits eine bestehende Beziehung oder zumin­dest ein gewis­ses Interesse besteht, zielt die Kaltakquise dar­auf ab, völ­lig neue Kunden zu gewin­nen, die bis­her noch keine Verbindung zum Unternehmen hatten.

Kaltakquise — Definition

“Kaltakquise ist die aller­erste Ansprache poten­ti­el­ler Neukunden, bei der es bis zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme keine Geschäftsbeziehungen und keine per­sön­li­che Kenntnis gab. Es ist also der Erstkontakt ohne vor­he­rige Beziehung.”

Die Kernmerkmale der Kaltakquise

Ein wesent­li­ches Merkmal der Kaltakquise ist der unge­fragte Erstkontakt. Dies kann durch ver­schie­dene Mittel wie tele­fo­ni­sche Anrufe, E‑Mails oder andere direkte Anspracheformen erfol­gen. Das Hauptziel besteht darin, das Interesse des poten­zi­el­len Kunden zu wecken und ihn von den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens zu überzeugen.

Rechtliche Aspekte der Kaltakquise in Deutschland

Es ist von gro­ßer Bedeutung zu beto­nen, dass Kaltakquise in Deutschland bestimm­ten recht­li­chen Rahmenbedingungen unter­liegt. Unternehmen müs­sen sicher­stel­len, dass sie die Datenschutzbestimmungen (DSGVO) ein­hal­ten, sofern dies erfor­der­lich ist. Ein bewuss­tes und rechts­kon­for­mes Vorgehen ist unab­ding­bar, um poten­zi­elle recht­li­che Probleme zu vermeiden.

Was ist die DSGVO?

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist eine Verordnung der Europäischen Union, die am 25. Mai 2018 in Kraft getre­ten ist. Sie regelt den Datenschutz und die Datenverarbeitung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten durch Unternehmen, Vereine, Behörden, sons­tige juris­ti­sche Personen oder Einrichtungen sowie und natür­li­che Personen in der Europäischen Union. Die DSGVO soll Bürgern mehr Kontrolle über ihre per­sön­li­chen Daten geben und den inter­na­tio­na­len Datentransfer regeln. Sie legt strenge Regeln für die Verwendung per­sön­li­cher Daten fest und sieht hohe Bußgelder bei Verstößen vor.

Wollen Sie noch mehr über die DSGVO erfah­ren dann lesen Sie jetzt hier weiter.

Welche Rolle spielt die DSGVO bei der Kaltakquise?

Die DSGVO spielt eine ent­schei­dende Rolle im Kontext der Kaltakquise, da sie die Verarbeitung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten regelt. Unternehmen, die Kaltakquise durch­füh­ren, müs­sen sicher­stel­len, dass sie die Bestimmungen der DSGVO voll­stän­dig und umfas­send erfül­len. Darüber hin­aus ist zu beach­ten, dass hin­sicht­lich der elek­tro­ni­schen Kommunikation unter der DSGVO wei­ter­hin die EU-Datenschutzrichtlinie für elek­tro­ni­sche Kommunikation (bes­ser bekannt als ePrivacy-Richtlinie) gilt und somit auch für die Kaltakquise unter Verwendung elek­tro­ni­scher Kommunikationsmittel zu beach­ten ist. Als Richtlinie fin­det diese ihre Umsetzung auf Ebene der Mitgliedsländer im Rahmen der jewei­li­gen natio­na­len Gesetzgebung, in Deutschland vom dem Hintergrund werb­li­cher Ansprache ins­be­son­dere im Telemediengesetz (TMG), im Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG ) und im Gesetz gegen den unlau­te­ren Wettbewerb (UWG).

Rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten

Gemäß der DSGVO dür­fen per­so­nen­be­zo­gene Daten nur auf recht­mä­ßige und trans­pa­rente Weise ver­ar­bei­tet wer­den. Das bedeu­tet, dass Unternehmen vor der Kaltakquise sicher­stel­len müs­sen, eine legi­time Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung zu haben. Die Einwilligung des Betroffenen ist eine mög­li­che Rechtsgrundlage, ins­be­son­dere bei Kaltakquise mit­tels Telefon oder elek­tro­ni­schen Medien..

Transparenz und Informationspflichten

Transparenz und Informationspflichten sind ebenso rele­vante Aspekte. Unternehmen müs­sen die betrof­fe­nen Personen dar­über infor­mie­ren, wel­che Daten zu wel­chem Zweck auf wel­cher Rechtsgrundlage erho­ben und ver­ar­bei­tet wer­den, wie lange sie gespei­chert und an wen sie ggf. über­mit­telt wer­den. Außerdem sind die Betroffenen über ihre Rechte, den Verantwortlichen und ggf. den Kontakt zum Datenschutzbeauftragten auf­zu­klä­ren. Klare und ver­ständ­li­che Kommunikation die­ser Informationen ist ent­schei­dend, um die Rechte der Betroffenen zu wahren.

Recht auf Widerspruch

Ein wei­te­rer bedeu­ten­der Punkt ist das Recht auf Widerspruch im Falle der Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung sowie auf Widerruf einer ggf. zuvor erteil­ten Einwilligung. Unternehmen müs­sen sol­chen Anfragen des Betroffenen ent­spre­chen, sofern sie keine gesetz­lich legi­ti­mier­ten Gründe dafür anfüh­ren kön­nen, diese abzuweisen.

Sicherheit der verarbeiteten Daten

Die Sicherheit der ver­ar­bei­te­ten Daten ist ein uner­läss­li­cher Aspekt. Unternehmen müs­sen ange­mes­sene tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen ergrei­fen, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Was sind (rechtliche) Unterschiede zwischen B2C und B2B Kaltakquise?

B2C-Kaltakquise: Gezielte Ansprache für Endverbraucher

In der B2C-Kaltakquise liegt der Fokus auf dem Endverbraucher. Hier spie­len Massenansprachen, wie zum Beispiel tele­fo­ni­sche Werbeanrufe an eine breite Zielgruppe, oft eine bedeu­tende Rolle. Da die Entscheidungsprozesse im B2C-Bereich ten­den­zi­ell kür­zer sind und der Bedarf oft unmit­tel­ba­rer ent­steht, ist die Ansprache auf emo­tio­na­ler Ebene oft wirk­sam. Schnelligkeit und direkte Ansprache sind hier ent­schei­dend, um das Interesse des Verbrauchers zu wecken.

Rechtliche Aspekte der B2C Kaltakquise

Im B2C-Bereich unter­liegt die Kaltakquise stren­gen recht­li­chen Regelungen, die dar­auf abzie­len, Endverbraucher vor uner­wünsch­ten Belästigungen und einer uner­wünsch­ten Datenverarbeitung zu schüt­zen. Hierbei ist es grund­sätz­lich erfor­der­lich, dass Unternehmen vor dem Telefonieren oder Versenden von Werbematerialien über elek­tro­ni­sche Medien die aus­drück­li­che Zustimmung der Verbraucher ein­ho­len. Diese Einwilligung muss klar und deut­lich sein, und Verbraucher haben das Recht, sich von der Kaltakquise abzumelden.

B2B-Kaltakquise: Strategische Ansprache und Individualität

Im Gegensatz dazu erfor­dert die B2B-Kaltakquise eine stra­te­gi­schere Vorgehensweise. Die Zielgruppen sind Unternehmen, und die Entscheidungsprozesse kön­nen kom­ple­xer und län­ger sein. Hier ist eine gezielte und indi­vi­dua­li­sierte Ansprache uner­läss­lich. Die Fokussierung auf die Geschäftsbedürfnisse, Problemlösungen und die Schaffung von lang­fris­ti­gem Mehrwert ste­hen im Mittelpunkt. Der Aufbau von Geschäftsbeziehungen durch pro­fes­sio­nelle Kommunikation und die Betonung von geschäft­li­chen Vorteilen sind hier ent­schei­dende Erfolgsfaktoren.

Rechtliche Aspekte der B2B Kaltakquise

Im B2B-Bereich sind die recht­li­chen Anforderungen im Vergleich dazu weni­ger streng. Unternehmen wer­den als pro­fes­sio­nelle Akteure betrach­tet und gel­ten nicht im glei­chen Maße als schutz­be­dürf­tig wie Endverbraucher. Dennoch müs­sen Unternehmen, die B2B-Kaltakquise betrei­ben, sicher­stel­len, dass sie sich an bran­chen­spe­zi­fi­sche Gesetze und Bestimmungen hal­ten. Hierzu gehö­ren auch natio­nale Regelungen zum Datenschutz- und Telekommunikationsrecht.

Brauche ich immer eine Einwilligung für Kaltakquise?

Bei der Beantwortung der Frage, ob und inwie­fern eine Einwilligung für die werb­li­che Ansprache und ins­be­son­dere die Kaltakquise erfor­der­lich ist, ist wie oben bereits ange­deu­tet in ers­ter Linie zwi­schen B2C und B2B zu unter­schei­den. Dies wol­len wir nach­fol­gen­den genauer herausarbeiten. 

DSGVO & Co. und B2C-Kaltakquise

Gemäß der DSGVO ist die Verarbeitung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten nur dann recht­mä­ßig, wenn eine belast­bare Rechtsgrundlage vor­liegt. Die Einwilligung des Betroffenen ist eine sol­che Grundlage, sofern sie unter Beachtung der gesetz­li­chen Anforderungen ein­ge­holt wurde. Diese ist bei Kaltakquise mit­tels Telefonanruf oder sons­ti­gen elek­tro­ni­schen Medien zwin­gend erfor­der­lich. Lediglich bei der klas­si­schen Briefpost ist keine Einwilligung erfor­der­lich, ebenso gemäß UWG bei Verwendung elek­tro­ni­scher Kommunikationsmedien, wenn man sich mit werb­li­cher Ansprache an Bestandskunden bzgl. ähn­li­cher Produkte oder Dienstleistungen wen­det, die der Kunde bereits in der Vergangenheit vom Unternehmen erwor­ben und der Kunde die­ser Werbung bis­her nicht wider­spro­chen hat. Bei Letzterem han­delt es sich aber nicht um Kaltakquise und ist somit nicht Gegenstand die­ses Artikels. 

B2B-Kaltakquise und berechtigte Interessen

Im B2B-Kontext gestal­tet sich die Situation etwas fle­xi­bler. Hier kön­nen berech­tigte Interessen als recht­li­che Grundlage die­nen. Wenn Unternehmen ein hin­rei­chend begründ­ba­res berech­tig­tes Interesse daran haben, mit Vertretern ande­rer Unternehmen in tele­fo­ni­schen Kontakt zu tre­ten, kön­nen sie dies ohne vor­he­rige Einwilligung tun. Dies ist bei­spiels­weise dann der Fall, wenn ein geeig­ne­ter Ansprechpartner gezielt nach Funktion, wie bei­spiels­weise Einkäufer oder Geschäftsführer, aus­ge­wählt wird. Des Weiteren ist es wich­tig, dass das Interesse an einer Geschäftsanbahnung doku­men­tiert und ein pas­sen­der Angebotsinhalt gewählt wird, bei­spiels­weise mit einer Referenz aus der­sel­ben Branche. Dies gilt auch im Rahmen von Kaltakquisetätigkeiten oder erst recht im Zshg. mit Vertragsverhandlungen, bei­spiels­weise wenn ein kon­kre­ter Anlass wie eine Ausschreibung vor­liegt. Im Gegensatz zur tele­fo­ni­schen Kaltakquise benö­ti­gen dage­gen Kontaktaufnahmen über sons­tige elek­tro­ni­sche Kommunikationskanäle, wie z.B. E‑Mail, auch bei B2B eine vor­he­rige Einwilligung. Und in jedem Fall ist zu beach­ten, dass jeg­li­che (wie­der­holte) Kontaktaufnahme nur so lange zuläs­sig ist, wie der Kontaktierte die­ser nicht wider­spro­chen hat. Hierfür genügt bereits die Bekundung von Desinteresse.

Einwilligung als Vertrauensbildung

Es ist nicht nur in den meis­ten Fällen eine recht­li­che Anforderung, son­dern auch dar­über hin­aus von hoher Bedeutung, die Einwilligung ein­zu­ho­len, um das Vertrauen poten­zi­el­ler Kunden zu stär­ken. Transparente Kommunikation über den Zweck der Kontaktaufnahme und die Option, sich von wei­te­ren Kontaktaufnahmen abzu­mel­den, schafft eine posi­tive Wahrnehmung und respek­tiert die Privatsphäre der Kontakte.

Fazit

Die Kaltakquise ist und bleibt eine wich­tige Methode der Neukundengewinnung. Allerdings darf die­ser Prozess nie auf Kosten des Datenschutzes oder der Privatsphäre poten­zi­el­ler Kunden gehen. Wie gezeigt wurde, spie­len ins­be­son­dere die DSGVO- und damit in Verbindung ste­hende Gesetze bei der Kaltakquise eine ent­schei­dende Rolle. Um rechts­si­cher zu han­deln, soll­ten Unternehmen im B2C-Bereich immer die aus­drück­li­che Einwilligung poten­zi­el­ler Kunden ein­ho­len. Im B2B-Kontext sind bei tele­fo­ni­scher Kaltakquise häu­fig berech­tigte Interessen als Rechtsgrundlage aus­rei­chend. Unabhängig davon ist Transparenz für den lang­fris­ti­gen Erfolg uner­läss­lich. Nur durch geset­zes­kon­for­mes und respekt­vol­les Vorgehen kann die­ses wich­tige Instrument sein vol­les Potenzial als Kontaktmethode ent­fal­ten und neuen Kundenkreisen die eige­nen Vorzüge näherbringen.

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Was wir bei der Kaltakquise unter der DSGVO beachten:

  • Adress- und Kontaktdaten, die uns von unse­ren Kunden zur Verfügung gestellt wer­den, wer­den von ihnen auch direkt in die Customer Relations Management Instanz von salesforce.com über­tra­gen. Dadurch wer­den keine Daten die­ser Art mehr per Mail oder andere Wege versendet.
  • Wir ver­wer­ten aus­schließ­lich Daten von Unternehmen und Ansprechpersonen, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit ste­hen. Informationen über Urlaube, Krankheit, Mutterschutz und ver­gleich­bare pri­vate Dinge wer­den nicht vermerkt.
  • Wir stel­len durch geeig­nete tech­ni­sche und orga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen die Vertraulichkeit und Integrität sämt­li­cher Daten sicher, ins­be­son­dere schüt­zen wir diese wirk­sam gegen jeg­li­chen unbe­fug­ten Zugriff.
  • Wir schu­len unsere Mitarbeiter und sen­si­bi­li­sie­ren sie für die Einhaltung unse­rer Richtlinien und der DSGVO bzw. des BDSG.

Mit dem von uns genutz­ten CRM von salesforce.com und unse­ren auch auf Datenschutz geschul­ten Sales Experten kön­nen wir garan­tie­ren, dass die von tri­veo Telemarketing durch­ge­führte tele­fo­ni­sche Kaltakquise sämt­li­chen daten­schutz­recht­li­chen Anforderungen entspricht.

Die Themen DSGVO, UWG und tele­fo­ni­sche Kaltakquise unter­lie­gen zu Recht einem beson­de­ren Interesse. Wir neh­men uns selbst­ver­ständ­lich die Zeit, um Ihnen kon­krete Möglichkeiten in Ihrem Business auf­zu­zei­gen und gehen gerne auf Ihre Fragen bezüg­lich des Datenschutzes und sons­tige Fragen ein. Kontaktieren Sie uns per Telefon, Email oder Chat und las­sen Sie sich überzeugen.

*Dieser Artikel soll nicht als Rechtsberatung ver­stan­den wer­den. Wir über­neh­men keine Verantwortung auf tat­säch­li­che Vollständigkeit. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.

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